Frequently Asked Questions

I. Zu Beginn - Basics.

1. Wie komme ich zu meinem Passwort?

• Sobald du dich auf der Plattform registriert hast bekommst du per Email automatisch ein, vom System erstelltes, Passwort zugeschickt.
• Dieses mußt du beim ersten Login angeben, du wirst aber sofort danach gebeten ein neues Passwort anzugeben.

2. Wie ändere ich meine Adresse und anderen persönlichen Daten?

• Oben in der Navigationsleiste befindet sich ein Link, der Settings heißt. Dort kannst du deine Daten ändern und auch das Passwort. Usernamen kann man leider nicht mehr ändern.
• Hier kannst du auch dein Bild einfügen und vielleicht einen Link zu deinem Lebenslauf

3. Was ist ein Fact?

Facts sind alles was Content ist.
Das bedeutet:

• Texte
• Foren
• Links
• Bilder
• Literatur, etc.

4. Was ist eine FactID und wie kann ich sie herausfinden.

• Eine FactID beschreibt einen Fact eindeutig. Sie besteht aus der Nummer des Facts und durch einen Punkt getrennt, der aktuellen Versionsnummer.
• Diese FactID kannst du entweder wenn du den Fact gerade ansieht, unter dem Punkt "Info" auf der linken Seite finden, oder in den Matadaten des Facts: wenn du ihn dir gerade ansiehst, dann stehen die Metadaten am Ende des Beschreibungstextes. Diese sind z.B. der Name des Erstellers und Autors, unter anderem auch die FactID.
• Konvention auf der Plattform bezüglich der Versionsnummer, wenn du beispielsweise einen Link irgendwo erstellen willst, und du immer mit der aktuellsten Version verlinken möchtest, kannst du bei der Versionsnummer des Facts (die Zahl hinter dem Punkt) eine 0 eintragen.

5. Wie kann ich ein Bild zu meinen Settings (Benutzerdaten) hinzufügen?

• Zuerst mußt du das Bild unter dem Link Bilder, oder einen anderen Ordner wo du es ablegen möchtest auf die Plattform laden. (Das geht über "Fact anlegen" und wenn ihr dann "Bild" auswählt).
• Dann mußt du den Link "Settings" verwenden um zu deinen Benutzerdaten zu kommen. Dort kannst du unter "Basisdaten ändern" bestimmte Basisdaten wie deinen Namen, E-Mail Adresse, etc. ändern. Unter anderem kannst du dort auch ein Bild hinzufügen.
• Über den Link "Bilder durchsuchen" werden dir alle Bilder angezeigt, die es im Moment unter dem Link "Bilder" gibt, mit ihrer FactID. Diese wird benötigt um das Bild anzugeben. Hast du es gefunden, mußt du nur noch auf den Link des Bildes klicken.
• Sollte sich dein Bild in einem "Album" befinden so mußt du zu diesem Album und dem Link "Album" gehen, öffnest es, suchst dein Bild heraus und liest die FactID von dort ab. Diese kannst du dann unter deinen Settings eintragen.

6. Wie kann ich Einstellen, über welche neuen Inhalte ich per Email informiert werden möchte und welche nicht?

Der Benachrichtigungsstatus: Auf der linken Seite gibt es eine Box, die E-Mail Benachrichtigung heißt. Dort kann man jederzeit den Status der Benachrichtigung für den aktuellen Ordner sehen. Bsp.: "Status:keine für Index" - Wenn keine Bechrichtigung für den Index eingestellet ist.

Es gibt 3 verschiedene Arten die Benachrichtigungoptionen einzustellen:

a. Umfang festlegen
Unter diesem Punkt kann man allgemeine Einstellungen zur Benachrichtigung durchführen.
Diese können für bestimmte Fact- Gruppen eingestellt werden:

• für "alle facts der Plattform"
• Text
• Downloads
• Termine / Links / Literatur
• Bilder
• Album
• News
• Foren (hier können noch einzelne Foren ausgewählt werden, indem man auf den Link klickt.)
• Index (hier ist es ebenfalls möglich auf einzelne Ordner zuzugreifen und diese direkt einzustellen.)

Hat man diese Einstellungen festgelegt bekommt man automatisch in bestimmten Zeitabständen eine Email zugesandt, die über Neuheiten und Änderungen in diesen Bereichen informieren.

Automatisch durch den Admin sind vorgegeben:

• Termine / Links / Literatur
• News
• Foren

b. Allgemeine Einstellungen ("Allg. Einstellungen")
Hier kann man einstellen:

• Ob man E-Mail Benachrichtigungen erhalten möchte und ob man die vom Plattformadministrator vorgegebenen erhalten möchte (hier sollte man immer die vom Plattformadministrator zulassen, da dies meist wichtige Benachrichtigungen sind die eingestellt wurden. )
• In welcher Form man die Email erhalten möchte, eine reine Text-E-Mail ohne HTML oder HTML-E-Mails
• Wie oft man die E-Mail Benachrichtigung erhalten möchte:
• täglich - erhält man sie jeden Abend als Zusammenfassung
• wöchentlich - kann ausgewählt werden an welchem Tag
• monatlich - kann ebenfalls der Tag im Monat gewählt werden.

c. Bei jedem Ordner:

• Sobald man sich in einem Ordner befindet, bekommt man auf der linken Seite die Box "E-Mail Benachrichtigung" angezeigt. Hier kann man den Status für diesen Ordner sehen und bekommt auch die Links "für diesen Ordner starten" oder "für die gesamte Plattform starten".

• Wählt man die Option "für diesen Ordner starten", so kann man die E-Mail Benachrichtigung für diesen speziellen Ordner einstellen. Das bedeutet, man bekommt mit der nächsten Benachrichtigung einen weitere Eintrag mitgeschickt, der Neuigkeiten in diesem speziellen Ordner zeigt.

• Wählt man die Option "für die gesamte Plattform starten", ist es möglich eine E-Mail Benachrichtigung über Neuerungen auf der gesamten Plattform zugesandt zu bekommen.

• Hat man diese für einen Ordner eingestellt, kann bekommt man einen neuen Link "für diesen Ordner beenden", so kann man die E-Mail Benachrichtigung für den speziellen Ordner beenden, falls man keine mehr erhalten möchte.
• Natürlich ist dies auch unter den "Umfang festlegen" möglich.

II. Erstellen von Inhalten.

7. Wie kann ich am besten Facts anlegen?

Es gibt 2 Varianten, wie man einen Fact anlegen kann.

• Direkt in dem Ordner, wo man ihn haben möchte, indem man aus der linken Menüleiste den Link "fact anlegen" verwendet. Dann kommt man sofort zu einer Anzahl möglicher Facts, die man anlegen kann.
• Du legst sie zuerst in einer der Kategorien ab, die du oben auf der Navigationsleiste sehen kannst. Bsp.: einen Text unter dem Menüpunkt "Text" und dann eine Verknüpfung in dem Ordner machen, wo du den Fact hin haben möchtest. Dies geht über die den Link "Verknüpfung anlegen" unterhalb des Eingabefeldes für deinen Text.

8. Was muss ich bei der Erstellung von Inhalt beachten?

• Die beste Vorgehensweise z.B. den Inhalt eines Textes oder auch bei anderen Facts ist es den Text zuerst in dem HTML Editor einfach einzugeben.
• Danach kann man diesen in Facttext umwandeln und mit dem komfortablen Editor formatieren.
• Das Problem ist, dass wenn man in seinem Text z.B. einen Link für eine Emailadresse angeben möchte, sollte man das lieber im HTML Editor per Hand machen. Der Facttext Editor nimmt nämlich keine Email Adressen (ein @ kann nicht angegeben werden. Ist eigentlich auch nur für Webseiten gedacht.)
• So ist es auch einfacher einen HTML Text in einen Facttext umzuwandeln, als umgekehrt.
• Da beim Umwandeln in HTML sehr viele Formatierungen verloren gehen können.

• Unterschiedliche Modi:
• Text-Modus: Wenn man die Funktion "fact anlegen" ausgewählt hat, wird einem der Text-Modus angeboten. Text kann hier mit HTML-Code formatiert werden. Die Eingabe eines Enters wird jedoch auch als Zeilenumbruch erkannt (ein "<br>" ist also nicht nötig).
• HTML-Modus: Hier muß der Text mit "<html></html>" beginnen und enden. Zeilenumbrüche müssen durch ein "<br>" angegeben werden. Dieser Modus ist für eine komplexere HTML-Syntax nötig, wie Bespielsweise das Erstellen von Tabellen.
• facttext-editor-Modus: Texte können nahezu so komfortabel wie in Word geschrieben und formatiert werden.

• Wichtig: Facts müssen erst publiziert werden, damit sie für Andere sichtbar sind.

9. Wie funktioniert der Facttext Editor?

Zu dem Facttext Editor gelangt man, wenn man den Link "neuen fact erstellen" wählt. Danach wird einem der Text-Modus angeboten.
Wenn man dann am rechten unteren Rand den Link "facttext" wählt kommt man zum facttext-editor.
Dort kann man Texte sehr komfortabel, fast wie in Word erstellen.

Links:

• Es ist möglich Text mit Links zu hinterlegen. Dafür muss man einen bereits vorhandenen Text markieren und dann den jeweiligen Linktyp per Button auswählen.
• FactLink: Dieser verlinkt zu einem anderen Fact auf der Plattform. Dies können z.B. weiterführende Textlinks, oder Dateien sein. Angewählt wird dieser über den Button in der oberen Menüleiste über dem Beschreibungsfeld, welcher mit dem Text "fact" und einem Pfeil darunter beschriftet ist.
• www-Link: Mit diesem kann man auf eine externe Webseite mit Hilfe eines URL verlinken. Anwählbar ist er über den Button mit der Aufschrift "link" und dem Pfeil darunter.
• Link löschen: Möchte man einen bereits vorhandenen Link, egal ob Fact- oder www-Link, entfernen, so kann man das über den Butten, der mit einem "x" und einem Pfeil darunter beschriftet ist. Dieser steht rechts von dem Button, der zum Erstellen eines www-Links verwendet wird.

Allgemeine Formatierungen:

• Es gibt ebenfalls die Möglichkeite normale Formatierungen vorzunehmen, wie eine Schrift fett, kursiv oder unterstrichen darzustellen.
• Markierte Texte auszuschneiden oder zu kopieren, rechtsbündiges, zentriertes, etc. schreiben, Schriftgröße, einige Farben und 2 verschiedene Schriftarten. Ebenso sind Aufzählungen möglich und das einfügen eines Bildes.
• Für das Einfügen eines Bildes muß diese jedoch zuerst auf die Plattform hinauf geladen werden, damit man dieses in einem Fact vewenden kann.
• Ebenso ist es möglich Tabellen sehr komfortabel anzulegen.

10. Wie kann ich Rechte für meine erstellten Inhalte vergeben?

Nachdem man einen Fact erstellt hat und auf "Weiter" klickt kommt man zu einem Fenster indem man gefragt wird, welche Rechte man auf diesen vergeben möchte bevor man den Fact publiziert.
Die Rechte werden an die auf der Plattform vorhandenen Usergruppen vergeben. Eine Vergabe an einzelne User ist ebenfalls möglich, jedoch im Moment nicht aktiviert, falls dies gewünscht wird bitte an den Administrator wenden.

Hierbei handelt es sich haupsächlich um Bearbeitungs- und Leserechte.

Usergruppen:

• Universe : Hier sind alle User enthalten, auch nicht eingeloggte oder gar nicht registrierte.
• User : Dies bezeichnet alle registrierten und gerade eingeloggten User, jedoch auch von anderen Plattformen.
• SystemAdmin : Sind die Administratoren, diesen sollte man wenn möglich immer Lese- und Schreibrechte geben, damit diese einem in einem Notfall auch helfen können, außerdem sind diese auch fürs Content Management verantwortlich. Also bitte immer diesen Usern alle Rechte vergeben.
• Student : In dieser Gruppe sind alle registrierten Studenten eingetragen.
• Lektor : Diese Gruppe besteht aus allen registrierten Lektoren.

Vorschau:

• Nun kann man entweder den Fact publizieren, oder sich eine Vorschau anzeigen lassen, wie dieser Fact nachher angezeigt werden wird.
• Vorsicht: Wenn man sich eine Vorschau ansieht, ist dieser Fact noch nicht publiziert! Man muss ihn dann extra entweder über den Button "publizieren", welcher oben angezeigt wird, oder in dem Menü auf der linken Seite, wo es ebenfalls einen "publizieren" Link gibt, falls der Fact noch nicht publiziert wurde.
• Nicht publizierte Facts werden auf eine spezielle Art für den User, der sie erstellt hat, markiert und man kann sie so leicht auffinden und publizieren oder löschen.

11. Wie kann ich mehrere Bilder auf einmal auf die Plattform laden?

Wenn es viele Bilder sind, bei denen es lange dauern würde sie alle einzeln hinauf zu laden, kannst du sie in einem Album anlegen.

• Bei diesem ist es möglich mehrere Bilder in einer ZIP-Datei hinaufzuladen. Die Bilder sollten im "gif", "jpeg" oder "png" Format sein und nicht größer als 1MB sein (jedes einzelne). ZIP-Datein, welche mehr als 50 Bilder enthalten können ebenfalls nicht upgeloaded werden. (weniger als 50 Bilder enthalten)
• Vorsicht: Die Bilder nicht zuvor in einen Ordner legen und dann zippen, das nimmt die Plattform leider nicht. Man muss einfach die Bilder auswählen und dann die ZIP Datei erstellen.

• Zu Beginn mußt du ein Album anlegen (Alben sind einfache Facts), in diesem Formular kannst du dann einen Titel für das Album wählen und ein Startbild uploaden, dass dann als Thumbnail fungiert (dieses sollte jedoch max. 80 x 64 Pixel groß sein).
• Danach klickst du auf weiter und auf "Vorschau".

• Nun bekommst du auf der linken Seite die Option ein "einzelnes Bild hinaufladen" oder "mehrere Bilder hinaufladen".
• Wählst du den Menüpunkt "mehrere Bilder hinaufladen", so kannst du den Pfad deiner ZIP-Datei angeben und diese hinaufladen. Die darin enthaltenen Bilder werden dann automatisch extrahiert und in das Album eingefügt.

• Wählst du den Link "einzelnes Bild hinaufladen" kannst du auch nur ein Bild hochladen.

12. Wie kann ich Dateien auf die Plattform laden?

• Dies funktioniert wie die Erstellung eines normalen Facts.
• Als Typ wird hier eine Datei ausgewählt.
• Man wird nach einem Namen für die Datei gefragt, welchen diese innerhalb der Plattform haben soll (muss nicht mit dem echten Namen übereinstimmen)?.
• Angabe des Pfades der Datei auf der Festplatte.
• Rechte können genauso wie bei der Erstellung eines anderen Facts vergeben werden.

III. Ordnung der Inhalte (Ordnerstruktur ändern).

Vorsicht: Man sollte die Anordnung der Inhalte und Ordner dem Administrator überlassen, ausser es handelt sich um eigene Inhalte.

13. Ich kann keine Kopie von meinem Fact erstellen, möchte ihn aber gerne in einen Ordner legen, wie gehts das?

• Wenn man einen Fact in einem Ordner anlegt, anstatt in einer Kategorie, so wird automatisch ein Link auf das Original Fact erstellt.
• Das bedeutet, alle Facts liegen immer unter den obigen Kategorien (Text, News,...) verteilt und können dort gefunden werden.
• Zur besseren Übersicht ist es natürlich gut, den Fact in einem Ordner unter dem Index anzulegen. Hierbei wird jedoch immer ein Link zu dem original Fact erstellt. So existiert der Fact nur einmal, alle anderen Facts, verteilt in den Ordnern, egal wieviele es sind, zeigen nur darauf und sind keine Kopie des Facts.
• Du kannst also keinen Fact kopieren, sondern du musst eine Verknüpfung zu diesem herstellen. Wenn du in dem gewünschten Ordner bist, wo du ihn hinein legen möchtest gibt es in dem Menü auf der linken Seite der "Verknüpfung anlegen" heißt. Dieser befindet sich über dem Link "fact anlegen". Hier kannst du nun komfortabel deinen erstellten Fact heraussuchen und darauf klicken, wenn du ihn gefunden hast. Es wird dann automatisch an der gewünschten Stelle ein Link erstellt.
• Diese Verknüpfung kann man auch vom betreffenden Fact aus machen. Hierzu kann man, wenn man sich den Fact anzeigen lässt, in der untersten Zeile einen Link: "Verknüpfung anlegen" finden. Betätigt man diesen, werden einem alle Ordner die sich auf dem Index befinden angezeigt und man kann den Fact in einen dieser verschieben, es wird automatisch eine Verknüpfung in dem gewählten Ordner erstellt.

14. Wie kann ich meine Facts und anderen Inhalte (Ordner) in dem Index umorganisieren (ordnen)?

• Hierfür gibt es neben jedem Fact und Ordner einen Radiobutton, der als Auswahl fungiert. Nachdem man einen Fact/Ordner ausgewählt hat, kann man sich denjenigen Aussuchen, über den man ihn verschieben möchte. Dazu wählt man den Pfeil bei dem Ordner/Fact, über den man ihn haben möchte(also die zukünftige Position) und betätigt den daneben stehenden Pfeil, dieser ist als nach oben zeigender Pfeil dargestellt
• Bei Ordnern gibt es noch einen weiteren Pfeil, welcher nach links, also zum Ordner selbst hinzeigt. Dort kann man einen anderen Fact/Ordner hineinverschieben, indem man zuerst den Fact/Ordner mit dem Radiobutton markiert und dann den zum Ordner zeigenden Doppelpfeil betätigt, welcher neben dem Ordner steht in den man den Fact/Ordner verschieben möchte (das Ziel).
• Es ist ebenso möglich die Verknüpfung, oder den Ordner aus dem Ordner hinaus zu verschieben und in einen anderen zu geben ohne eine neue Verknüpfung erstellen zu müssen. Dies ist natürlich nicht am Index möglich, da es keinen weiteren Ordner gibt in dem sich der Index befindet. Wählt man den gewünschten Fact/Ordner aus und betätigt danach den nach links zeigenden Pfeil ganz oben rechts, direkt neben dem Namen des Basisordners, so wird der gewählte Fact/Ordner in den eine Ebene darüber liegenden Ordner verschoben (und aus dem alten Basisordner hinaus), meist kann das der Index sein, falls es keinen darüber liegenden Ordner mir gibt, es kann jedoch auch einfach ein weiterer Ordner sein, falls es mehrere Ebenen gibt. Danach kann wie zuvor beschrieben fortgefahren werden und der Fact/Ordner verschoben oder in einen anderen Ordner hinein gestellt werden.

IV. Suche nach Inhalten.

15. Wie kann ich die Plattform nach Facts durchsuchen?

• Oben im Header gibt es einen Link der "Factlist & Suchen" heißt. Dort könnt ihr die Suche erreichen.
• In der einfachen Suche, welche einem zu Beginn angeboten wird, kann man die Plattform nach bestimmten Stichworten durchsuchen. Es wird auch der Content von Facts durchsucht, jedoch nur derjenige, der in dem Beschreibungsfeld angegeben ist
• In der erweiterten Suche kann man die Suche auf bestimmte Eigenschaften der Facts eingrenzen. Z.B. wenn man den Autor weiß, kann man sich alle Facts anzeigen lassen, die von diesem Autor erstellt wurden. Ist dann noch bekannt, welche Art von Fact man sucht, kann es noch mehr eingegrenzt werden.
• Werden keine Einschränkungen vorgenommen, so werden einem alle Facts der Plattform in einer Factliste angezeigt. Hier kann man nach Facttypen filtern.

V. Sonstiges.

16. Falls es doch noch Fragen geben sollte, die hier nicht geklärt wurden.

• Könnt ihr natürlich auch mich fragen.
• Oder im Handbuch der Firma Factline nachsehen.

mfg,
Thomas Mick.(Administrator)